Co zawiera protokół odbioru usługi
Wzór ma dziewięć części. Każdą da się skrócić, ale warto zostawić te, które rozstrzygają późniejsze pytania o płatność i zakres:
- Strony — kto odbiera i kto wykonał usługę, z osobami, które podpisują.
- Podstawa — numer i data umowy albo zamówienia.
- Przedmiot odbioru — nazwa usługi, okres wykonania i zakres.
- Przekazane rezultaty — pliki, raporty, dostępy, licencje.
- Wynik odbioru — bez zastrzeżeń, z zastrzeżeniami albo odmowa.
- Zastrzeżenia — co poprawić i do kiedy.
- Rozliczenie — kwota, rozliczenie godzinowe i od czego liczy się termin płatności.
- Prawa autorskie — tylko gdy w ramach usługi powstały utwory, np. grafiki albo teksty.
- Podpisy obu stron z datą.
Wzór protokołu odbioru usługi
Protokół odbioru usługi
nr …………………… z dnia …………………… r.
1. Strony
Zamawiający: ………………………………………… (nazwa, adres, NIP), reprezentowany przez: ……………………
Wykonawca: ………………………………………… (nazwa, adres, NIP), reprezentowany przez: ……………………
2. Podstawa
Umowa nr …………………… z dnia …………………… r. albo zamówienie z dnia …………………… r.
3. Przedmiot odbioru
Usługa: ………………………………………… (np. kampania reklamowa, opieka nad stroną, projekt graficzny, wdrożenie systemu)
Okres wykonania: od …………………… r. do …………………… r.
Zakres zgodnie z umową:
- opisany w załączniku nr 1 do protokołu (np. wykaz wykonanych prac)
- opisany poniżej: …………………………………………
4. Przekazane rezultaty (zaznacz)
- pliki i materiały: ……………………
- raport albo wykaz wykonanych prac za okres: ……………………
- dostępy i konta (dane logowania przekazane osobnym kanałem): ……………………
- licencje na elementy zewnętrzne (fonty, zdjęcia, oprogramowanie): ……………………
- inne: ……………………
5. Wynik odbioru (zaznacz jedno)
- Odbiór bez zastrzeżeń — usługa została wykonana zgodnie z umową.
- Odbiór z zastrzeżeniami — Wykonawca usunie braki z punktu 6 do dnia …………………… r. Zastrzeżenia wstrzymują płatność: tak / nie (niepotrzebne skreślić).
- Odmowa odbioru — powody: …………………………………………
6. Zastrzeżenia
| Lp. | Opis braku albo zastrzeżenia | Termin usunięcia |
|---|---|---|
| 1. | ||
| 2. | ||
| 3. |
7. Rozliczenie
Wynagrodzenie zgodnie z umową: …………………… zł netto (przy rozliczeniu godzinowym: …………………… godz. × …………………… zł netto).
Termin płatności: …………………… dni od (zaznacz):
- podpisania tego protokołu
- doręczenia faktury
- innego zdarzenia: ……………………
8. Prawa autorskie (jeśli w ramach usługi powstały utwory)
Autorskie prawa majątkowe albo licencja przechodzą na Zamawiającego na zasadach i polach eksploatacji określonych w § …………………… umowy, z chwilą: podpisania protokołu / zapłaty wynagrodzenia / …………………… (niepotrzebne skreślić).
9. Uwagi stron
………………………………………………………………
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Protokół odbioru usługi a protokół wykonania prac
To zwykle ten sam dokument pod inną nazwą. „Protokół wykonanych prac” i „protokół zakończenia prac” to nazwy częstsze w usługach technicznych i budowlanych, a „protokół odbioru usługi” — w usługach IT, marketingu i kreatywnych. Liczy się treść: co zostało zrobione, w jakim zakresie i czy zamawiający ma zastrzeżenia.
Przy stałej usłudze, np. opiece nad stroną albo prowadzeniu kampanii, protokół podpisuje się zwykle raz w miesiącu, z wykazem prac w załączniku. Taki wykaz da się wygenerować z uwag: w Zauwaguj zakładka Raport tworzy plik Excel z tym, co zrobiliście w danym miesiącu, z datami, osobami i linkami do pinezek.
Odbierasz stronę internetową? Ma ona więcej elementów do sprawdzenia, np. dostępy, domenę i kopię zapasową — do tego jest osobny protokół odbioru strony internetowej.
Odbiór usługi z zastrzeżeniami
Zastrzeżenie powinno dać się sprawdzić bez dopytywania: co jest nie tak, gdzie i jaki ma być efekt. Przy każdym wpisz termin usunięcia. Zapiszcie też wprost, czy zastrzeżenia wstrzymują płatność — bez tego zdania łatwo o spór o termin zapłaty.
| Lp. | Opis zastrzeżenia | Termin |
|---|---|---|
| 1. | Baner 300×250 w kampanii listopadowej ma stare logo — podmienić na wersję z 2026 r. | 2 dni robocze |
| 2. | W raporcie miesięcznym brakuje wyników kampanii w Meta za ostatni tydzień | do 5.11.2026 |
Protokół odbioru a faktura
Przepisy nie wymagają protokołu do wystawienia faktury. Protokół ma jednak znaczenie, gdy umowa wiąże płatność z odbiorem: podpisany dokument jest dowodem, że warunek został spełniony i od kiedy liczy się termin płatności. Dlatego w punkcie 7 wzoru wybierasz, od czego liczy się termin: od podpisania protokołu, od doręczenia faktury albo od innego zdarzenia z umowy.
Najczęstsze pytania
Czym różni się protokół odbioru usługi od protokołu wykonania prac?
To zwykle ten sam dokument pod inną nazwą: potwierdza, że usługa albo prace zostały wykonane i odebrane, w jakim zakresie i z jakimi uwagami. Nazwy „protokół wykonanych prac” i „protokół zakończenia prac” są częstsze w usługach technicznych i budowlanych. Ten wzór jest przygotowany dla usług IT, marketingu i grafiki.
Czy do wystawienia faktury potrzebny jest protokół odbioru?
Przepisy nie wymagają protokołu do wystawienia faktury. Wiele umów uzależnia jednak płatność od odbioru i wtedy podpisany protokół jest dowodem, że ten warunek został spełniony.
Czy można odebrać usługę z zastrzeżeniami?
Tak. Zaznacz odbiór z zastrzeżeniami i wypisz, co trzeba poprawić i do kiedy. Zapiszcie też, czy zastrzeżenia wstrzymują płatność, czy płatność idzie normalnie, a poprawki osobno.
Czy protokół trzeba podpisać odręcznie?
Nie. Strony mogą podpisać skan, podpis elektroniczny albo potwierdzić protokół mailem, jeśli umowa tego nie zabrania. Ważne, żeby dało się wykazać, kto i kiedy zatwierdził odbiór.
Wzór to punkt wyjścia, a nie porada prawna. Dopasuj go do swojej umowy, a przy nietypowych zapisach zapytaj prawnika. Pozostałe wzory: wzory dokumentów odbioru.
Zbieraj uwagi do odbioru prosto na stronie
Klient klika w miejsce na stronie i pisze, co poprawić. Każda uwaga trafia na Twoją listę ze statusami, razem ze zrzutem ekranu, podstroną i przeglądarką. Plan Start za 0 zł, bez karty.